CV secrétaire administratif : compétences, exemple et conseils

Exemple de CV

Cet exemple fictif est à adapter à votre parcours réel.

Quelles compétences mettre sur un CV de secrétaire administratif ?

Selon votre expérience, vous pouvez notamment faire apparaître :

• gestion administrative ;
• accueil physique ;
• accueil téléphonique ;
• traitement des courriers ;
• rédaction administrative ;
• gestion des e-mails ;
• gestion des agendas ;
• organisation de réunions ;
• préparation de dossiers ;
• classement ;
• archivage ;
• numérisation ;
• saisie de données ;
• mise à jour de bases ;
• suivi de tableaux de bord ;
• gestion documentaire ;
• prise de notes ;
• rédaction de comptes rendus ;
• préparation de convocations ;
• suivi des demandes ;
• relation avec les usagers ;
• orientation du public ;
• coordination avec les services ;
• Word ;
• Excel ;
• Outlook ;
• Teams ;
• logiciels métiers ;
• confidentialité.

Ne cherchez pas à tout afficher.

Sélectionnez surtout les compétences correspondant réellement au poste ciblé.

Précisez le service dans lequel vous avez travaillé

Le secrétariat administratif peut concerner des environnements très différents :

• mairie ;
• communauté de communes ;
• département ;
• région ;
• service urbanisme ;
• ressources humaines ;
• état civil ;
• services techniques ;
• direction générale ;
• service enfance ;
• service scolaire ;
• service social ;
• finances ;
• environnement ;
• culture.

Cette information donne beaucoup de contexte.

Par exemple :

Secrétaire administrative – service urbanisme

est plus précis que :

Secrétaire administrative

si vous avez travaillé plusieurs années dans ce domaine.

Quel titre mettre sur un CV de secrétaire administratif ?

Quelques exemples :

Secrétaire administrative – 6 ans d’expérience

Secrétaire administratif – collectivité territoriale

Assistante administrative – service public

Secrétaire administrative – accueil et gestion de dossiers

Agent administratif – collectivité locale

Assistante de service – administration territoriale

Le titre doit correspondre à votre véritable fonction.

Exemple d’accroche pour un CV de secrétaire administratif

Exemple généraliste

Secrétaire administrative avec 7 ans d’expérience en collectivité territoriale. Accueil des usagers, traitement des courriers, gestion des agendas, préparation de dossiers et organisation de réunions pour une direction composée de 20 collaborateurs. Maîtrise de Word, Excel et Outlook.

Exemple orienté accueil

Secrétaire administrative expérimentée dans l’accueil et l’orientation des usagers. Gestion des demandes téléphoniques et physiques, suivi des dossiers administratifs et coordination avec plusieurs services de la collectivité.

Exemple polyvalent

Assistante administrative polyvalente avec expérience en mairie. Gestion du courrier, préparation des réunions, rédaction de comptes rendus, suivi de tableaux Excel et mise à jour de dossiers administratifs.

Évitez :

Sérieuse, organisée, dynamique et motivée.

Ces qualités ne montrent pas concrètement votre niveau d’expérience.

Comment présenter l’accueil du public ?

Évitez :

Accueil du public.

Précisez votre rôle :

Accueil physique des usagers et identification de leur demande.

Orientation vers le service ou l’interlocuteur compétent.

Information de premier niveau sur les démarches administratives relevant du service.

Remise de documents et formulaires.

Gestion des situations nécessitant une prise en charge spécifique par un agent compétent.

Cela montre une véritable expérience de la relation usager.

Comment présenter l’accueil téléphonique ?

Vous pouvez écrire :

Gestion du standard du service.

Identification du motif de l’appel.

Transmission aux interlocuteurs concernés.

Prise de messages.

Information de premier niveau.

Suivi des demandes nécessitant un rappel.

Si le volume est important :

Traitement de 40 à 60 appels quotidiens.

peut apporter du contexte.

Comment présenter la gestion des courriers ?

Vous pouvez préciser :

Réception et tri du courrier entrant.

Enregistrement des documents.

Transmission aux services concernés.

Préparation des courriers sortants.

Mise en forme des réponses.

Suivi des courriers nécessitant une réponse.

Cela est beaucoup plus précis que :

Gestion du courrier.

Comment présenter la rédaction administrative ?

Vous pouvez écrire :

Rédaction et mise en forme de courriers administratifs.

Préparation de notes internes.

Rédaction de comptes rendus de réunion.

Relecture et correction de documents avant diffusion.

Respect des modèles et règles de présentation de la collectivité.

La rédaction peut être un véritable point fort du profil.

Comment présenter la gestion des e-mails ?

Par exemple :

Gestion de la boîte mail générique du service.

Qualification des demandes.

Réponse aux questions relevant du secrétariat.

Transmission aux agents compétents.

Suivi des messages en attente de réponse.

Cela montre une capacité d’organisation numérique.

Comment présenter la gestion des agendas ?

Vous pouvez écrire :

Gestion de l’agenda du responsable de service.

Planification des rendez-vous.

Arbitrage des disponibilités selon les priorités.

Organisation des réunions internes et externes.

Envoi des invitations et préparation des documents nécessaires.

Si vous gérez plusieurs agendas, précisez-le.

Faut-il indiquer le nombre d’agendas gérés ?

Oui lorsque cela donne du contexte.

Par exemple :

Gestion simultanée des agendas de trois responsables de service.

ou :

Organisation des rendez-vous d’une direction de 25 collaborateurs.

Cela permet de mesurer la complexité du poste.

Comment présenter l’organisation des réunions ?

Vous pouvez écrire :

Planification des réunions.

Recherche de créneaux communs.

Réservation des salles.

Préparation et diffusion des convocations.

Constitution des dossiers.

Prise de notes.

Rédaction et diffusion des comptes rendus.

Cette formulation montre que vous prenez en charge l’ensemble du processus.

Comment présenter un compte rendu ?

Par exemple :

Prise de notes pendant les réunions de service.

Structuration des décisions et actions.

Rédaction du compte rendu.

Transmission aux participants après validation.

Suivi des actions lorsque demandé.

Cette compétence peut être particulièrement utile pour un secrétariat de direction ou de service.

Comment présenter la préparation des dossiers ?

Évitez :

Préparation de dossiers.

Précisez :

Collecte des pièces nécessaires auprès des différents interlocuteurs.

Vérification de la complétude administrative.

Classement selon l’ordre attendu.

Numérisation et archivage.

Transmission au responsable pour instruction.

Cela montre une réelle méthode de travail.

Comment présenter le suivi administratif d’un dossier ?

Vous pouvez écrire :

Enregistrement des nouvelles demandes.

Vérification des pièces reçues.

Relance en cas de dossier incomplet.

Mise à jour du statut dans le logiciel métier.

Transmission au service instructeur.

Information de l’usager sur l’avancement dans le périmètre autorisé.

Cela est plus précis qu’une simple « gestion de dossiers ».

Comment présenter le classement ?

Le terme seul peut sembler basique.

Vous pouvez préciser :

Classement physique et électronique des dossiers.

Application du plan de classement du service.

Mise à jour des dossiers après réception de nouvelles pièces.

Recherche rapide de documents à la demande des agents.

Archivage des dossiers clôturés selon les procédures internes.

Comment présenter la numérisation ?

Vous pouvez écrire :

Numérisation des courriers et pièces administratives.

Contrôle de la qualité des documents numérisés.

Indexation dans le logiciel ou répertoire approprié.

Vérification de l’association avec le bon dossier.

Cela montre votre rigueur documentaire.

Comment présenter l’archivage ?

Selon votre rôle :

Préparation des dossiers à archiver.

Vérification de leur complétude.

Classement selon les règles internes.

Mise à jour des références permettant leur localisation.

Ne revendiquez pas une expertise archivistique complète si votre rôle consiste principalement à appliquer les procédures du service.

Comment présenter la saisie de données ?

Vous pouvez écrire :

Saisie et mise à jour des informations dans le logiciel métier.

Contrôle de la cohérence des données.

Correction des anomalies identifiées.

Mise à jour régulière des coordonnées et statuts des dossiers.

Cela montre que la saisie s’accompagne d’un contrôle.

Comment valoriser Excel ?

Excel peut être utile pour :

• listes de suivi ;
• tableaux de bord simples ;
• échéances ;
• budget de service ;
• statistiques d’activité.

Par exemple :

Excel — tableaux de suivi, filtres, tris, formules courantes et tableaux croisés dynamiques.

ou :

Création d’un tableau de suivi des demandes permettant d’identifier rapidement les dossiers en attente.

Évitez les jauges de type « Excel 4/5 ».

Comment présenter Word ?

Vous pouvez écrire :

Word — rédaction et mise en forme de courriers, notes et comptes rendus.

ou :

Création de modèles de documents facilitant la production de courriers récurrents.

Cela est plus précis que :

Pack Office.

Comment présenter Outlook ?

Par exemple :

Outlook — gestion des e-mails, calendriers partagés et invitations de réunion.

Cela suffit généralement.

Faut-il mettre Teams ?

Oui si vous l’utilisez régulièrement :

Teams — réunions à distance, échanges d’équipe et partage de documents.

Mais cet outil ne doit pas prendre autant de place que vos responsabilités administratives principales.

Comment présenter un logiciel métier ?

Le logiciel peut être un vrai avantage si le recruteur utilise le même environnement.

Vous pouvez écrire :

Logiciel métier X — enregistrement et suivi des dossiers administratifs.

ou :

Utilisation quotidienne du logiciel métier pour la mise à jour des demandes et l’édition de documents.

Si le produit n’est pas connu ou pertinent, décrivez simplement son usage.

Comment présenter la relation avec plusieurs services ?

Dans une collectivité, le secrétariat travaille souvent de façon transversale.

Vous pouvez écrire :

Coordination quotidienne avec les services techniques, finances et ressources humaines.

Transmission des informations et documents nécessaires.

Relance des interlocuteurs sur les éléments attendus.

Centralisation des réponses avant transmission au responsable.

Cela démontre votre capacité de coordination.

Comment présenter la relation avec les élus ?

Si cela fait réellement partie de votre poste :

Organisation de rendez-vous et réunions avec les élus.

Préparation des dossiers nécessaires.

Transmission des demandes aux services compétents.

Gestion de l’agenda selon les consignes du responsable.

Restez factuel et n’attribuez pas à votre fonction des responsabilités décisionnelles qui appartiennent aux élus ou cadres.

Comment présenter la relation avec les administrés ?

Vous pouvez écrire :

Accueil et orientation des administrés.

Explication des étapes administratives relevant du service.

Vérification de la présence des documents nécessaires.

Transmission des demandes aux agents chargés de leur instruction.

Suivi des demandes administratives de premier niveau.

Cela montre un sens du service sans exagérer votre rôle.

Comment présenter une situation difficile avec un usager ?

Évitez :

Gestion des conflits.

Préférez :

Accueil d’usagers en situation d’insatisfaction.

Écoute de la demande.

Explication des éléments relevant du secrétariat.

Maintien d’une communication professionnelle.

Transmission au responsable ou au service compétent lorsque nécessaire.

Cette formulation est plus précise.

Comment montrer sa capacité à gérer les priorités ?

Au lieu de :

Très organisée.

vous pouvez écrire :

Gestion simultanée de l’accueil, des appels, de la boîte mail du service et des demandes urgentes du responsable.

ou :

Priorisation quotidienne des dossiers selon leur échéance et leur niveau d’urgence.

Cela démontre directement la compétence.

Comment présenter les échéances administratives ?

Vous pouvez écrire :

Tenue d’un calendrier des échéances du service.

Relance des agents sur les documents attendus.

Préparation anticipée des dossiers.

Signalement des risques de retard au responsable.

Cette compétence peut être particulièrement importante dans les services soumis à des délais précis.

Comment présenter la confidentialité ?

La confidentialité peut être importante dans de nombreux services.

Évitez simplement :

Discrétion.

Préférez :

Gestion quotidienne de documents contenant des informations confidentielles.

Respect des droits d’accès aux dossiers.

Transmission des informations uniquement aux interlocuteurs habilités.

Vigilance lors des échanges téléphoniques et électroniques.

Cela montre une pratique réelle.

Comment présenter un secrétariat RH ?

Si vous avez travaillé dans un service ressources humaines :

Accueil des agents.

Gestion et classement de dossiers administratifs.

Préparation de courriers.

Mise à jour des informations dans le logiciel RH.

Organisation de rendez-vous et réunions.

Suivi de documents administratifs selon les procédures du service.

Restez fidèle aux responsabilités réellement exercées.

Comment présenter un secrétariat de service technique ?

Vous pouvez mettre en avant :

Réception des demandes d’intervention.

Enregistrement dans le logiciel métier.

Transmission aux équipes techniques.

Suivi administratif des demandes.

Gestion des appels des usagers.

Mise à jour des tableaux de suivi.

Cela différencie clairement votre expérience d’un secrétariat généraliste.

Comment présenter une expérience en urbanisme ?

Sans entrer dans des affirmations réglementaires précises, vous pouvez écrire :

Accueil et orientation des usagers sur les démarches relevant du service urbanisme.

Enregistrement administratif des dossiers.

Vérification de la présence des pièces selon les procédures internes.

Transmission aux agents instructeurs.

Suivi administratif et classement des dossiers.

Cela montre votre expérience sectorielle tout en respectant la séparation des responsabilités.

Comment présenter un secrétariat scolaire ou enfance ?

Vous pouvez écrire :

Accueil des familles.

Enregistrement des demandes administratives.

Mise à jour des dossiers.

Gestion des inscriptions dans les outils du service.

Traitement des e-mails et appels.

Coordination avec les établissements ou services concernés.

Comment présenter une expérience en finances ?

Si vous assistez un service financier :

Préparation administrative des dossiers.

Saisie ou mise à jour d’informations.

Classement des pièces.

Suivi des demandes internes.

Préparation de tableaux Excel.

Ne vous attribuez pas des responsabilités budgétaires ou comptables qui ne font pas partie du poste.

Comment présenter la gestion de fournitures ?

Cette mission peut être mentionnée si elle fait partie d’un poste polyvalent :

Suivi des besoins en fournitures du service.

Préparation des commandes.

Réception et rangement.

Vérification des quantités reçues.

Mais évitez de lui donner trop de place sur un profil expérimenté.

Comment présenter l’organisation de déplacements ?

Si le poste le nécessite :

Organisation des déplacements professionnels.

Réservation des transports et hébergements.

Préparation des documents nécessaires.

Transmission des informations aux participants.

Cela peut être pertinent pour une assistance de direction ou de service.

Comment présenter une amélioration administrative ?

Un secrétaire administratif peut aussi montrer des résultats.

Par exemple :

Création d’un tableau de suivi partagé ayant remplacé plusieurs fichiers individuels.

Réorganisation du classement électronique du service.

Création de modèles de courriers pour les demandes récurrentes.

Mise en place d’un système de suivi des réponses en attente.

Ces réalisations montrent votre capacité à améliorer l’organisation.

Quels résultats chiffrés mettre sur un CV de secrétaire administratif ?

Le métier se prête moins aux indicateurs commerciaux, mais vous pouvez tout de même quantifier :

• nombre de dossiers ;
• nombre d’appels ;
• nombre d’usagers ;
• nombre de responsables accompagnés ;
• volume de courriers ;
• fréquence des réunions ;
• temps gagné grâce à une amélioration.

Exemples :

Suivi administratif d’environ 350 dossiers actifs.

Gestion de 40 à 60 appels par jour.

Organisation d’une quinzaine de réunions mensuelles.

Secrétariat administratif de 3 responsables et d’un service de 25 agents.

Les chiffres donnent du contexte sans devoir inventer des « performances ».

Comment présenter une amélioration de délai ?

Si vous disposez d’un résultat fiable :

Mise en place d’un tableau de suivi ayant réduit le nombre de dossiers en attente.

ou :

Standardisation des modèles de courrier ayant réduit le temps de préparation des réponses récurrentes.

Il n’est pas nécessaire d’inventer un pourcentage si vous ne pouvez pas le mesurer.

Comment faire un CV de secrétaire administratif débutant ?

Pour un profil junior, développez davantage :

• stages ;
• alternance ;
• accueil ;
• saisie ;
• Word ;
• Excel ;
• dossiers ;
• classement.

Par exemple :

Stage – Secrétariat administratif, Mairie X

Accueil physique et téléphonique
Traitement du courrier
Mise à jour de dossiers
Classement et numérisation
Préparation de courriers
Utilisation de Word, Excel et Outlook

Cela constitue déjà une première expérience pertinente.

Comment faire un CV après une reconversion vers l’administratif ?

Votre parcours précédent peut apporter des compétences utiles.

Par exemple, une expérience dans le commerce peut démontrer :

• accueil ;
• relation client ;
• gestion des demandes ;
• organisation.

Une expérience dans la logistique peut démontrer :

• rigueur ;
• suivi ;
• gestion documentaire ;
• coordination.

Votre accroche peut expliquer clairement la transition :

Après plusieurs années dans la relation client, reconversion vers les fonctions administratives avec une première expérience en collectivité territoriale.

Comment valoriser une expérience dans le privé ?

Une expérience de secrétariat en entreprise reste largement transférable.

Mettez en avant :

• agendas ;
• courriers ;
• dossiers ;
• accueil ;
• réunions ;
• outils bureautiques ;
• confidentialité.

Puis faites ressortir votre connaissance éventuelle du fonctionnement d’une collectivité dans vos expériences plus récentes.

Quelle formation mettre sur un CV de secrétaire administratif ?

Les parcours peuvent notamment inclure :

• bac professionnel gestion-administration ;
• BTS support à l’action managériale ;
• BTS gestion de la PME ;
• BUT gestion administrative ;
• formations de secrétariat ;
• formations administratives.

Présentez simplement :

diplôme – spécialité – établissement – année

Pour un profil expérimenté, les dernières expériences ont généralement davantage de poids.

Faut-il mentionner un concours ?

Si votre situation professionnelle ou la candidature le justifie, vous pouvez mentionner précisément votre statut ou un concours obtenu.

Mais ne donnez pas l’impression qu’un concours ou un statut est acquis s’il ne l’est pas.

Utilisez toujours l’intitulé exact correspondant à votre situation.

Faut-il mettre le permis de conduire ?

Seulement s’il est utile au poste, par exemple lorsque des déplacements entre plusieurs sites sont nécessaires.

Il n’a pas besoin d’occuper une place importante dans le CV sinon.

Un CV de secrétaire administratif doit-il être compatible avec les ATS ?

Les collectivités, organismes et recruteurs peuvent centraliser les candidatures dans des logiciels de recrutement ou effectuer des recherches par compétences.

Votre CV doit donc rendre clairement visibles :

• secrétaire administratif ;
• assistante administrative ;
• collectivité territoriale ;
• accueil ;
• gestion de dossiers ;
• courriers ;
• agendas ;
• réunions ;
• Word ;
• Excel ;
• logiciel métier ;
• relation usagers.

Par exemple :

Secrétaire administrative – collectivité territoriale – accueil, dossiers et gestion d’agendas

est beaucoup plus précis que :

Employée polyvalente

si le poste recherché est administratif.

L’objectif n’est pas d’accumuler des mots-clés, mais de rendre votre expérience facilement identifiable.

Faut-il adapter son CV à chaque offre ?

Oui.

Un poste peut être davantage orienté :

• accueil ;
• secrétariat de direction ;
• gestion de dossiers ;
• urbanisme ;
• RH ;
• services techniques ;
• enfance ;
• finances.

Vous pouvez donc adapter :

• le titre ;
• l’accroche ;
• les expériences mises en avant ;
• les logiciels ;
• les compétences.

Sans inventer une expérience.

Exemple de structure pour un CV de secrétaire administratif

1. Coordonnées

Nom, téléphone, e-mail, localisation.

2. Titre

Secrétaire administrative – collectivité territoriale

3. Accroche

Quelques lignes présentant votre expérience, le type de service et vos principales responsabilités.

4. Compétences

Accueil · Gestion de dossiers · Courriers · Agendas · Réunions · Word · Excel · Outlook

5. Expériences professionnelles

Pour chaque poste :

• collectivité ou organisation ;
• dates ;
• service ;
• public ;
• missions ;
• outils ;
• volumes lorsque pertinents.

6. Formation

Diplôme ou formation administrative.

7. Outils

Logiciels métier et bureautique.

8. Langues

Si elles sont utiles au poste.

Exemple d’expérience à mettre sur un CV

Secrétaire administrative – Collectivité X
2022 – aujourd’hui

• Accueil physique et téléphonique des usagers
• Gestion de la boîte e-mail générique du service
• Traitement et orientation des demandes
• Suivi administratif d’environ 300 dossiers actifs
• Préparation et mise en forme des courriers
• Gestion de l’agenda de deux responsables
• Organisation des réunions et préparation des convocations
• Rédaction de comptes rendus
• Classement, numérisation et archivage des documents
• Mise à jour des informations dans le logiciel métier
• Création de tableaux de suivi sous Excel
• Coordination quotidienne avec plusieurs services de la collectivité
• Gestion de documents confidentiels dans le respect des procédures

Cette présentation permet de comprendre immédiatement le contexte, le volume d’activité, les responsabilités et les outils maîtrisés.

Les erreurs à éviter sur un CV de secrétaire administratif

Écrire uniquement « tâches administratives »

Précisez la nature des dossiers et responsabilités.

Ne pas mentionner le service

Le contexte peut fortement différencier les candidatures.

Lister Word et Excel sans expliquer l’usage

Montrez ce que vous réalisez avec ces outils.

Mettre seulement des qualités personnelles

L’organisation et la rigueur doivent apparaître dans les expériences.

Oublier l’accueil des usagers

Il peut constituer une part importante du poste.

S’attribuer des décisions relevant d’autres agents

Distinguez clairement suivi administratif et instruction ou décision.

Ne pas quantifier lorsque c’est possible

Dossiers, appels ou agendas permettent de situer votre activité.

Secrétaire administratif de collectivité territoriale : ce que montrent les données récentes

Le métier Secrétaire administratif / Secrétaire administrative de collectivité territoriale – code ROME M1602 arrive en 58e position du classement CVReader croisant le volume de profils candidats récents avec celui des offres France Travail.

Sur les périodes étudiées :

• 97 profils candidats correspondant au métier apparaissent parmi les CV récents analysés par CVReader ;
• 276 offres France Travail correspondant au code ROME M1602 ont été observées sur la période retenue.

Le métier se classe 39e côté candidats dans notre échantillon récent.

Méthodologie

Ces données constituent un instantané de l’extraction fournie, sans actualisation automatique. Les statistiques rapprochent :

• les CV analysés par CVReader au cours des 3 derniers mois ;
• les offres France Travail des 30 derniers jours.

Ces périodes correspondent respectivement à un vivier récent de candidats et à la demande actuelle publiée par les employeurs.

Les volumes ne représentent pas l’ensemble du marché français et ne doivent pas être interprétés comme un ratio direct entre candidats et postes disponibles.

Questions fréquentes sur le CV de secrétaire administratif

Quelles compétences mettre sur un CV de secrétaire administratif ?

Mettez en priorité l’accueil, la gestion de dossiers, les courriers, les agendas, l’organisation de réunions, Word, Excel et les logiciels métier réellement utilisés.

Comment rédiger une accroche de CV ?

Précisez vos années d’expérience, le type de structure ou service, vos principales responsabilités et éventuellement le volume de dossiers traité.

Faut-il préciser son expérience en collectivité territoriale ?

Oui. Une expérience en mairie, département, région ou intercommunalité apporte un contexte utile.

Faut-il mettre Word et Excel ?

Oui, en précisant si possible leur usage : courriers, tableaux de suivi, reporting ou mise en forme de documents.

Comment faire un CV de secrétaire administratif débutant ?

Développez vos stages, formations et premières missions d’accueil, saisie, classement et gestion documentaire.

Faut-il mentionner le nombre de dossiers suivis ?

Oui lorsque vous connaissez un ordre de grandeur fiable. Cela aide à mesurer votre charge de travail.

Faut-il adapter son CV au service concerné ?

Oui. Un secrétariat en urbanisme, RH, services techniques ou direction générale peut demander des compétences et connaissances différentes.