CV assistant administratif : compétences, exemple et conseils

Exemple de CV

Cet exemple fictif est à adapter à votre parcours réel.

Quelles compétences mettre sur un CV d’assistant administratif ?

Le terme « assistant administratif » recouvre des postes très différents. Il vaut donc mieux éviter une rubrique composée uniquement de qualités générales telles que :

Organisation · Dynamisme · Polyvalence · Sérieux

Ces qualités peuvent être utiles, mais elles disent peu de choses sur ce que vous savez réellement prendre en charge.

Mettez en priorité vos compétences opérationnelles.

Selon votre expérience, vous pouvez par exemple mentionner :

• gestion administrative des dossiers ;
• accueil téléphonique et physique ;
• gestion des e-mails et courriers ;
• saisie et mise à jour de données ;
• classement et archivage ;
• rédaction de courriers et documents ;
• gestion d’agendas ;
• organisation de réunions ;
• suivi de tableaux de bord ;
• préparation de devis ou factures ;
• suivi des commandes ;
• relation clients ou fournisseurs ;
• traitement des pièces administratives ;
• suivi des échéances ;
• gestion de planning ;
• préparation de dossiers.

Les offres analysées rattachées au métier montrent effectivement des contextes très variés : relation clients, travaux, logistique, services publics, RH ou gestion de dossiers. candidat.francetravail.fr

L’objectif n’est donc pas de tout mettre sur votre CV.

Sélectionnez les compétences que vous maîtrisez réellement et qui sont pertinentes pour le poste recherché.

Quels logiciels indiquer sur un CV d’assistant administratif ?

Pour un poste administratif, les outils utilisés comptent souvent autant que certaines missions.

Évitez :

Maîtrise de l’informatique

ou :

Pack Office

sans autre précision.

Vous pouvez indiquer, selon votre expérience :

• Microsoft Word ;
• Excel ;
• PowerPoint ;
• Outlook ;
• Microsoft Teams ;
• Google Docs ;
• Google Sheets ;
• logiciels ERP ou CRM ;
• outils de facturation ;
• logiciels métiers propres à votre secteur.

Si vous utilisez Excel régulièrement, préciser l’usage est plus utile que de simplement écrire « Excel ».

Par exemple :

Excel — tableaux de suivi, filtres, formules courantes et tableaux croisés dynamiques

ou :

Excel — suivi des commandes et reporting administratif

Même principe pour un CRM ou un ERP :

Salesforce — mise à jour des dossiers clients et suivi des demandes

est plus informatif que :

Salesforce : bon niveau

Quel titre mettre sur un CV d’assistant administratif ?

Le titre doit permettre au recruteur de comprendre immédiatement votre positionnement.

Un simple :

Assistant administratif

est parfaitement acceptable si c’est réellement le poste recherché.

Mais lorsque votre expérience est plus précise, vous pouvez être plus descriptif :

Assistante administrative – 5 ans d’expérience

Assistant administratif et commercial

Assistante administrative – gestion clients et facturation

Assistant administratif – secteur BTP

Assistante administrative polyvalente

Assistant administratif – logistique et suivi des commandes

Ne transformez cependant pas votre titre uniquement pour recopier celui de l’annonce si le contenu ne correspond pas à votre expérience.

Exemple d’accroche pour un CV d’assistant administratif

Une bonne accroche doit expliquer rapidement :

• votre niveau d’expérience ;
• votre environnement de travail ;
• vos principales compétences ;
• éventuellement les outils ou le secteur que vous connaissez.

Exemple pour un profil expérimenté

Assistante administrative avec 6 ans d’expérience en PME. Gestion des dossiers clients, facturation, suivi des commandes, accueil téléphonique et coordination des agendas. Maîtrise de Microsoft 365 et Excel.

Exemple pour un profil junior

Titulaire d’un BTS Gestion de la PME, avec une première expérience en support administratif. Pratique de l’accueil, de la gestion documentaire, de la saisie de données et du suivi des dossiers clients.

Exemple avec spécialisation

Assistant administratif spécialisé dans le secteur du BTP, habitué au suivi des dossiers chantier, à la gestion des devis, à la facturation et à la coordination des intervenants.

Évitez en revanche une accroche qui pourrait convenir à presque tout le monde :

Sérieuse, motivée, dynamique et polyvalente, je recherche un nouveau challenge.

Elle occupe de la place sans apporter beaucoup d’information au recruteur.

Comment présenter ses expériences administratives ?

La rubrique « Expérience professionnelle » doit permettre de comprendre ce que vous faisiez réellement.

Exemple trop vague

Gestion administrative

Accueil téléphonique

Classement

Facturation

Exemple plus utile

Gestion et mise à jour d’environ 250 dossiers clients

Traitement des appels et e-mails entrants

Préparation et suivi des devis et factures

Mise à jour du tableau de suivi des règlements

Organisation des rendez-vous de trois commerciaux

Classement et archivage des documents administratifs

La deuxième version précise davantage le contexte et le niveau de responsabilité.

Faut-il mettre des chiffres sur un CV administratif ?

Oui, lorsque les chiffres apportent une information pertinente et que vous pouvez les communiquer.

Par exemple :

• nombre de dossiers suivis ;
• nombre de clients ;
• volume de factures ;
• taille d’un portefeuille ;
• nombre de collaborateurs assistés ;
• nombre de sites ;
• nombre de rendez-vous organisés ;
• volume de commandes.

Exemple :

Suivi administratif de 300 dossiers clients

ou :

Gestion de la facturation mensuelle d’environ 150 dossiers

est plus concret que :

Gestion des dossiers et facturation.

Il n’est cependant pas nécessaire de chiffrer artificiellement chaque ligne.

Quelles qualités mettre sur un CV d’assistant administratif ?

Les qualités personnelles sont particulièrement pertinentes lorsqu’elles sont reliées au travail effectué.

Par exemple :

Organisation

Plutôt que :

Organisée

vous pouvez montrer cette compétence par une expérience :

Coordination des agendas et réunions de quatre responsables.

Rigueur

Plutôt que :

Rigoureuse

vous pouvez indiquer :

Contrôle des pièces administratives avant validation des dossiers.

Sens du service

Plutôt que :

Bon relationnel

vous pouvez préciser :

Accueil téléphonique des clients et orientation vers les services concernés.

Les preuves sont généralement plus convaincantes qu’une longue liste d’adjectifs.

Quelle formation mettre sur un CV d’assistant administratif ?

Plusieurs formations peuvent conduire à des fonctions administratives, par exemple :

• BTS Gestion de la PME ;
• BTS Support à l’action managériale ;
• titre professionnel Secrétaire assistant ;
• formations en gestion administrative ;
• formations en bureautique ;
• BUT ou licence selon le niveau du poste.

Pour chaque formation, indiquez clairement :

diplôme – spécialité – établissement – année

Par exemple :

BTS Gestion de la PME

Lycée X — 2024

Pour un profil expérimenté, la formation peut naturellement prendre moins de place que les expériences récentes.

Un CV d’assistant administratif doit-il être compatible avec les ATS ?

Les entreprises peuvent utiliser des ATS ou d’autres logiciels de recrutement pour centraliser, rechercher et organiser les candidatures.

L’objectif n’est pas de « passer un filtre ».

Votre CV doit surtout permettre aux informations utiles d’être identifiées et structurées correctement.

Veillez notamment à ce que soient facilement lisibles :

• votre intitulé professionnel ;
• vos expériences ;
• les noms des employeurs ;
• les dates ;
• vos compétences ;
• vos logiciels ;
• votre formation.

Utilisez également des intitulés explicites.

Par exemple :

Assistante administrative

est généralement plus précis que :

Collaboratrice polyvalente

si vos fonctions étaient effectivement administratives.

Faut-il reprendre les mots de l’offre d’emploi ?

Lorsque le terme correspond réellement à votre expérience, oui.

Supposons qu’une offre demande :

suivi des commandes

et que votre CV indique :

gestion des demandes clients

alors que vous assuriez effectivement le suivi des commandes.

Vous pouvez gagner en précision en écrivant :

suivi des commandes clients de la réception à la facturation.

Vous ne devez en revanche jamais ajouter une compétence uniquement parce qu’elle apparaît dans l’annonce.

La règle est simple :

adapter la formulation, pas inventer l’expérience.

Faut-il adapter son CV d’assistant administratif à chaque offre ?

C’est particulièrement utile pour ce métier, car deux postes portant le même intitulé peuvent être très différents.

Une entreprise peut chercher un assistant essentiellement orienté :

• facturation ;
• accueil ;
• commercial ;
• ressources humaines ;
• logistique ;
• travaux ;
• achats ;
• service client ;
• direction.

Les offres France Travail associées au même ROME montrent d’ailleurs cette variété de secteurs et de missions. candidat.francetravail.fr

Vous n’avez pas besoin de refaire entièrement votre CV à chaque candidature.

En revanche, vous pouvez :

1. mettre en avant les missions les plus proches du poste ;
2. préciser les logiciels recherchés que vous maîtrisez ;
3. reprendre une terminologie plus précise lorsqu’elle correspond réellement à votre expérience ;
4. réduire les informations moins pertinentes pour cette offre.

Exemple de structure pour un CV d’assistant administratif

1. Coordonnées

Nom, téléphone, e-mail, ville et éventuellement profil LinkedIn.

2. Titre

Par exemple :

Assistante administrative – 5 ans d’expérience

3. Accroche

Trois à cinq lignes présentant votre profil et votre spécialisation.

4. Compétences

Une sélection courte et précise :

Gestion administrative · Facturation · Suivi clients · Organisation d’agendas · Excel · Microsoft 365

5. Expériences professionnelles

Commencez par la plus récente.

Pour chaque poste :

• intitulé ;
• entreprise ;
• dates ;
• principales responsabilités ;
• résultats ou volumes lorsque c’est pertinent.

6. Formation

Diplômes et formations réellement obtenus.

7. Outils

À intégrer dans les compétences ou dans une rubrique dédiée lorsque cela apporte de la valeur.

8. Langues

À indiquer si elles sont utiles pour les postes visés.

Les erreurs à éviter sur un CV d’assistant administratif

Rester trop général

Gestion administrative

ne permet pas de savoir ce que vous gérez.

Précisez :

gestion des dossiers clients, facturation et suivi des règlements.

Multiplier les qualités sans preuves

Une suite de termes comme :

dynamique, autonome, sérieuse, motivée, organisée, polyvalente

apporte moins qu’une expérience décrite concrètement.

Ne pas citer les logiciels utilisés

Pour un poste administratif, vos outils peuvent faire partie des critères de recherche du recruteur.

Donner des intitulés trop vagues

Si vous avez exercé comme assistant administratif, évitez de masquer votre fonction derrière un titre interne incompréhensible en dehors de votre ancienne entreprise.

Faire une liste interminable de tâches

Sélectionnez les responsabilités qui expliquent réellement votre niveau d’expérience et votre adéquation au poste.

Ajouter des compétences uniquement parce qu’elles sont dans l’annonce

Votre CV doit rester exact. Toute compétence affichée peut devenir une question en entretien.

Assistant administratif : ce que montre notre étude

Le métier Assistant administratif / Assistante administrative – code ROME M1607 arrive en 2e position du classement CVReader croisant le volume de profils candidats récents et celui des offres d’emploi.

Sur les périodes étudiées :

• 304 profils candidats correspondant au métier ont été identifiés parmi les CV récents analysés par CVReader ;
• 2 101 offres France Travail correspondant au code ROME M1607 ont été observées sur la période d’offres retenue.

Dans notre classement, le métier est 4e par nombre de candidats et 18e par nombre d’offres, ce qui le place au 2e rang une fois les deux indicateurs combinés.

Méthodologie

Données de l’étude CVReader fournie pour cette page. Les fenêtres ci-dessous sont celles de l’extraction, et ne constituent pas un compteur actualisé en continu.

Intégration : préciser les dates exactes de collecte avant publication.

Les périodes sont volontairement différentes :

• CV : profils analysés par CVReader au cours des 3 derniers mois ;
• offres : offres France Travail des 30 derniers jours.

Un CV analysé au cours des dernières semaines ou des derniers mois reste susceptible d’être utilisé pour candidater à une offre publiée récemment.

Ces chiffres ne représentent pas l’ensemble des candidats français et ne doivent pas être interprétés comme un ratio « offres par candidat ». Ils permettent de comparer un vivier récent de profils avec la offres de la période étudiée.

Questions fréquentes sur le CV d’assistant administratif

Quelles compétences mettre sur un CV d’assistant administratif ?

Mettez en priorité les compétences réellement utilisées dans vos expériences : gestion de dossiers, accueil, traitement des e-mails, rédaction de documents, facturation, suivi clients ou fournisseurs, gestion d’agendas, Excel et autres outils bureautiques.

Comment faire une bonne accroche de CV d’assistant administratif ?

Présentez votre nombre d’années d’expérience, votre environnement professionnel, vos principales responsabilités et éventuellement les logiciels que vous maîtrisez. Trois à cinq lignes suffisent généralement.

Quels logiciels mettre sur un CV d’assistant administratif ?

Mentionnez les outils que vous avez réellement utilisés : Word, Excel, Outlook, Microsoft 365, Google Workspace, CRM, ERP, logiciels de facturation ou outils propres à votre secteur.

Faut-il mettre « polyvalent » sur son CV ?

Vous pouvez le faire, mais il est préférable de démontrer cette polyvalence en citant plusieurs responsabilités concrètes : facturation, accueil, suivi administratif, organisation et relation client, par exemple.

Un CV d’assistant administratif doit-il tenir sur une page ?

Une page peut suffire pour un débutant ou un parcours court. Deux pages sont acceptables pour un profil expérimenté si les informations supplémentaires sont pertinentes.

Faut-il adapter son CV à chaque offre ?

Oui, sans modifier la réalité de votre parcours. Les postes administratifs peuvent varier fortement selon le secteur et le service. Mettez donc en avant les compétences correspondant au poste auquel vous candidatez.